Cách quản lý nhóm khi tất cả các bạn đều có phong cách làm việc hoàn toàn khác nhau

 Chỉ vì các thành viên trong nhóm của bạn thích làm việc khác biệt không có nghĩa là nhóm của bạn không thể hài hòa và hiệu quả.

Cách quản lý nhóm khi tất cả các bạn đều có phong cách làm việc hoàn toàn khác nhau

[Ảnh: Mathias Jensen / Unsplash]

BỞI GWEN MORAN4 PHÚT ĐỌC

Các nhà quản lý từ lâu đã được cảnh báo về sự nguy hiểm của tình trạng đồng đội. Nếu các thành viên trong nhóm đều có suy nghĩ giống nhau, họ có thể bỏ qua các khía cạnh quan trọng của dự án, đối tượng hoặc các yếu tố khác cần thiết để thành công.

Tuy nhiên, trong khi sự kết hợp đa dạng của những người có quan điểm và phong cách làm việc khác nhau trong một nhóm có thể mang lại kết quả tốt hơn và đầy đủ thông tin hơn, những nhóm này không phải là không có thách thức của họ. Một cuộc khảo sát gần đây từ nền tảng phần mềm quản lý hiệu suất Reflektive cho thấy gần một nửa số người được hỏi nói rằng vấn đề lớn nhất của họ khi làm việc theo nhóm là phong cách làm việc khác nhau .

Cuộc khảo sát của Reflektive cho thấy cứ 10 người thì có hơn 8 người thường xuyên làm việc như một phần của nhóm. Thông thường, những nhóm này hoạt động đa chức năng và dựa trên dự án. Nhưng điều đó cũng tạo thêm những nếp nhăn mới cho các thách thức của nhóm, vì các ưu tiên cạnh tranh được thêm vào hỗn hợp.

XÁC ĐỊNH CÁC KIỂU

Các phong cách làm việc khác nhau có thể được xác định theo những cách khác nhau, tùy thuộc vào người bạn yêu cầu. Chuyên gia lãnh đạo Robb Holman , tác giả của Dẫn đường: Nguyên tắc lãnh đạo từ bên trong dành cho chủ doanh nghiệp và nhà lãnh đạo , đã phân loại chúng thành:

Go-getters: Được thúc đẩy bởi các ý tưởng và biến mọi thứ thành hiện thực, tạo động lực

Người nâng cao: Người quản lý quan tâm đến các chi tiết trong khi đảm bảo mọi người được quan tâm

Bậc thầy về nhiệm vụ: Tận tâm với trách nhiệm giải trình và hoàn thành công việc

Những người khác sử dụng các đặc điểm được ưa chuộng bởi hồ sơ tính cách được kiểm tra theo thời gian như DiSC hoặc Myers-Briggs Personality Test để hiểu rõ hơn về cá nhân và cách người đó có khả năng tương tác với người khác và thực hiện công việc.

Nhà nghiên cứu và nhà tâm lý học tổ chức Elnaz Rezania, nhà khoa học nghiên cứu của Multi-Health Systems, Inc., bước đầu tiên để tạo ra một nhóm hài hòa là biết kiểu tính cách và phong cách giao tiếp của riêng bạn . Sau đó, bạn cần hiểu những điều giống nhau về từng thành viên trong nhóm của bạn.

“Phong cách của họ là gì? Họ nhìn thế giới như thế nào? Làm thế nào để họ thực sự tiêu hóa thông tin và đưa ra quyết định cũng như giao tiếp? ” cô ấy nói. Nghe thì có vẻ cơ bản, nhưng nhận thức về bản thân và người khác sẽ giúp bạn hiểu cách giúp mọi người làm việc với nhau hài hòa hơn. Sau đó, bạn có thể thực hiện các bước cụ thể để tạo môi trường hỗ trợ các kiểu khác nhau.

NHỚ KÍCH THƯỚC

Khi các nhóm trở nên quá lớn, mọi thứ có thể trở nên khó sử dụng và khó quản lý. Nghiên cứu của Reflektive cho thấy 90% người được hỏi nói rằng các nhóm từ sáu người trở lên khó đóng góp một cách có ý nghĩa. Quy mô tối ưu của nhóm sẽ phụ thuộc vào công ty, mục tiêu, dự án và các yếu tố khác, nhưng việc giữ cho các nhóm tinh gọn có thể giúp giảm thiểu xung đột liên quan đến các phong cách làm việc khác nhau.

LÊN CÙNG MỘT TRANG

Chuyên gia tư vấn điều hành Shani Magosky, người sáng lập Dự án LeaderShift, cho biết: Khi bạn dành thời gian để đảm bảo các nhóm của mình được liên kết trực tiếp — rằng mọi người đều biết mục tiêu là gì và lý do tại sao bạn thực hiện dự án — bạn có thể giảm thiểu tác động của các phong cách làm việc khác nhau. . Cô ấy khuyên bạn nên làm việc cùng nhau để tạo “các thỏa thuận chung” với nhóm của bạn, trong đó nêu rõ các thỏa thuận quan trọng, chẳng hạn như:

Những gì bạn đã cam kết với tư cách là một nhóm

Loại môi trường làm việc bạn muốn tạo

Kỳ vọng của cá nhân và nhóm

Các giao thức giao tiếp

Nguyên tắc về thời gian phản hồi

Xung đột sẽ được xử lý như thế nào

Bằng cách đặt ra các quy tắc cơ bản và kỳ vọng từ trước, khi mọi người có thể giải quyết chúng một cách khách quan và có cái đầu tỉnh táo, bạn có thể loại bỏ các giả định và xác định cách nhóm của bạn sẽ làm việc cùng nhau. Những chi tiết này cũng giúp ngăn ngừa những hiểu lầm chẳng hạn như thời gian dự kiến ​​sẽ phản hồi sớm và mục tiêu chung của nhóm là gì, cô nói.

HIỂU MỤC ĐÍCH TỔNG THỂ VÀ MỤC ĐÍCH CÁ NHÂN

Với các nhóm đa chức năng ngày nay đang thịnh hành, có lẽ không có gì đáng ngạc nhiên khi cuộc khảo sát Reflektive cho thấy 69% công nhân nói rằng sự liên kết mục tiêu trong toàn công ty là chìa khóa thành công của họ. Khi bạn có thể tìm thấy điểm chung — mục tiêu mà bạn đang hướng tới hoặc vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết — các phong cách làm việc khác nhau có thể giảm tầm quan trọng, Courtney Bigony, giám đốc bộ phận khoa học con người tại 15Five , một nền tảng quản lý hiệu suất liên tục cho biết .

Tương tự, sự rõ ràng về vai trò giúp giảm thiểu xung đột. Bigony cho biết khoảng một nửa số công nhân thực sự biết họ được mong đợi gì trong vai trò của họ. “Chỉ cần rõ ràng về những gì vai trò đòi hỏi, trách nhiệm, chỉ số hiệu suất,” cô nói. “Mọi người không rõ ràng về phong cách làm việc đối với những vai trò không rõ ràng, và yếu tố rõ ràng về vai trò rất quan trọng đối với sự an toàn tâm lý.”

ĐỪNG CHỐNG LẠI CÁC PHONG CÁCH

Huấn luyện viên sự nghiệp Flame Schoeder cho biết: Bắt mọi người thay đổi phong cách làm việc của họ có lẽ sẽ không hiệu quả . Cô và một trong những đối tác kinh doanh của mình, Nancy Dennis - đều được chứng nhận bởi Liên đoàn Huấn luyện viên Quốc tế - đã đưa ra một công cụ để giúp các nhà quản lý, được gọi là mô hình ECE, từ viết tắt của Expectations, Communication và Execution, cô nói.

“Một trong những chìa khóa cho các nhà quản lý là không chống lại các phong cách đang có trong đội. Bạn có lẽ sẽ không thay đổi một người rất chi tiết thành một người có bức tranh rất lớn, phải không? Nhưng bạn có thể nói với toàn đội, 'Đây là những kỳ vọng của tôi.' Sau đó, hãy truyền đạt điều đó thật rõ ràng và thiết lập các chuỗi liên lạc giữa bạn và những người làm việc cho bạn cũng như giữa những người đang làm việc cho bạn, ”cô nói. “Họ phải có các kênh giao tiếp, và sau đó việc thực hiện chỉ có thể xảy ra sau khi sự phù hợp của kỳ vọng và giao tiếp đã xảy ra.”

CHẤP NHẬN XUNG ĐỘT LÀNH MẠNH

Hầu như mọi đội sẽ có xung đột vào một thời điểm nào đó. Holman nói, chìa khóa để tránh ảnh hưởng đến năng suất là cách bạn quản lý nó. “Làm thế nào để bạn thực sự tham gia vào sự lộn xộn? Tôi nghĩ rằng nó đang giúp một người bình thường, thành viên bình thường trong nhóm, thực sự học cách tham gia vào xung đột một cách lành mạnh, ”anh nói. Holman giúp các đội làm chủ khả năng tự khẳng định bản thân mà không khiến người khác cảm thấy phòng thủ, cũng như giúp các thành viên trong nhóm nhìn ra điểm của nhau. Ông nói, xung đột không phải là một điều xấu . Nó có thể giúp chúng tôi nâng cao mức độ đóng góp và hiệu suất của mình.

Khi được quản lý đúng cách, cẩn thận và ý thức, các nhóm với nhiều phong cách làm việc có thể tạo ra kết quả đặc biệt. Bằng cách hiểu các phong cách khác nhau mà mọi người có và những gì họ cần, cũng như đảm bảo rằng nhóm có sự rõ ràng về vai trò và mục tiêu, bạn có thể giảm thiểu xung đột đồng thời đạt được chiều sâu mà các giọng nói khác nhau mang lại.